Seguridad informática para pequeños negocios: lo básico que no hay que descuidar

Para un pequeño negocio el mayor riesgo no suele ser un ataque sofisticado. Es que falta lo básico: la misma contraseña en todas partes, una copia de seguridad que nadie ha intentado restaurar nunca, el correo sin verificación en dos pasos.

Muchos incidentes se evitan con pocos hábitos, que cuestan poco y se configuran una sola vez. Las copias de seguridad, el HTTPS y las actualizaciones de la web son la parte de la que nos ocupamos con hosting y asistencia.

1. Copias de seguridad de verdad, y comprobadas

La copia de seguridad es tu seguro si un virus bloquea los archivos o se rompe un ordenador. Una regla sencilla y muy usada es la 3-2-1:

• 3 copias de los datos
• 2 soportes distintos, por ejemplo un disco en la oficina y un servicio en la nube
• 1 copia fuera del local

Qué guardar: documentos compartidos, correo, datos del programa de gestión, facturas.

Lo que no es una copia de seguridad: una carpeta sincronizada (si borras un archivo, desaparece también de la nube) o dos discos en espejo (si un virus cifra los archivos, se copian cifrados).

Y sobre todo: una copia que nunca se ha probado no cuenta. De vez en cuando restaura algunos archivos y comprueba que se abren.

2. Verificación en dos pasos donde importa

Una contraseña, por larga que sea, no te protege si te la roban. La verificación en dos pasos (un código en el móvil además de la contraseña) hace mucho más difícil entrar con una contraseña robada. Actívala al menos en:

• el correo electrónico
• el banco y los portales fiscales
• el programa de gestión y la contabilidad
• las cuentas de la web, el hosting y el dominio: perder el dominio significa perder la web y el correo
• los perfiles en redes sociales y la ficha de Google del negocio

Lo mejor es una app de autenticación o una llave física. El SMS es mejor que nada, pero para las cuentas más importantes no basta.

3. Un gestor de contraseñas

La hoja con todas las contraseñas compartida entre compañeros es uno de los riesgos más habituales. Un gestor de contraseñas resuelve tres problemas:

• cada persona tiene sus contraseñas, largas y distintas para cada servicio
• las contraseñas comunes están en una caja fuerte compartida
• cuando alguien se va, le quitas el acceso sin cambiarlo todo

4. Actualizaciones y avisos

Mantén actualizados ordenadores, móviles, programas y la web: las actualizaciones corrigen fallos ya conocidos. Y no ignores los avisos de acceso sospechoso que llegan del correo y de los servicios online: sirven justo para eso.

En las webs que hacemos, las copias de seguridad, el certificado HTTPS y las actualizaciones técnicas están incluidos en la renovación anual.

5. Cuidado con los emails sospechosos

Muchos ataques empiezan con un email que parece auténtico: un falso mensajero, un falso banco, un falso proveedor que cambia de cuenta bancaria. Tres reglas para compartir con quien trabaja contigo:

• no abras adjuntos ni enlaces inesperados, aunque el remitente parezca conocido
• si un email pide dinero o datos, compruébalo con una llamada al número que ya conoces
• si has hecho clic por error, dilo enseguida: cuanto antes se actúe, mejor

Por dónde empezar

Si te reconoces en al menos dos de estas situaciones, empieza por aquí:

• las contraseñas están en una hoja compartida
• solo el dueño tiene la verificación en dos pasos, o nadie
• la copia de seguridad «existe», pero nadie recuerda cuándo se probó por última vez
• nadie mira los avisos de seguridad

El primer paso es hacer la lista de tus cuentas y de tus datos: qué tienes, dónde está y quién tiene acceso. Lo demás vendrá solo.