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Villaggio Acquamarina: un complejo entero, en un solo sistema.

Una app para los huéspedes, un software para cada departamento y cajas fiscales que funcionan sin internet.

Cliente
Villaggio Acquamarina, Pisciotta
Sector
Hostelería · Complejo turístico
Quién lo usa
Huéspedes, recepción, cocina, sala, bar, cajas, limpieza, almacén, traslados y animación
Estado
En uso
Caja del restaurante de Villaggio Acquamarina: las mesas de la sala libres, ocupadas con su total y una que pide la cuenta, datos de ejemplo
La sala del restaurante en caja: mesas libres, ocupadas y pidiendo la cuenta. · Datos de ejemplo

§01 · La necesidad

Comidas, pedidos, limpieza y cuentas pasan sin parar entre muchos departamentos, en papel y por mensajes, y las cajas deben emitir tiques incluso cuando falla internet.

  • Muchos departamentos

    Recepción, cocina, sala, bar, limpieza, traslados, almacén y animación.

  • Una cuenta por estancia

    Bar, comida para llevar, minimercado y excursiones van a la cuenta, pagada en el check-out.

  • Tiques incluso sin red

    Las cajas deben emitir el tique fiscal incluso cuando falla internet.

§02 · Cómo funciona

Un pedido, de la app al tique.

  1. El huésped

    Pide desde la app y elige la franja de recogida.

  2. La cocina

    Ve la comanda en pantalla y la prepara.

  3. La caja

    Marca el pedido listo y luego recogido: el importe va a la cuenta.

  4. La recepción

    En el check-out cierra la cuenta y emite el tique.

§03 · Qué construimos

De la app del huésped a cada departamento.

A · para el huésped

Una app para el huésped

El huésped entra con el código de la reserva y encuentra su estancia. Elige los platos de la media pensión, también sin gluten o sin lactosa, pide para llevar con franja de recogida o en el minimercado con entrega en el alojamiento, reserva experiencias y cenas temáticas, sigue el programa de animación y el traslado en tiempo real, escribe a recepción y controla la cuenta de su estancia.

Antes
Comidas, pedidos e información en papel y por mensajes
Ahora
La estancia entera en el móvil del huésped
Inicio de la app de huéspedes de Villaggio Acquamarina en un smartphone: el nombre del huésped, la habitación, la media pensión, las fechas de la estancia y los accesos a comidas, traslado, experiencias, animación y chat
El huésped entra con el código de la reserva y encuentra su estancia.
Elección de la cena en la app de huéspedes: primeros y segundos del día, cada uno con su descripción y el botón para añadirlo, datos de ejemplo
Para la media pensión elige los platos, plato a plato, antes de la hora de cierre. Datos de ejemplo

B · en cocina y en sala

Del pedido a la cuenta, sin pasos manuales

Un pedido para llevar llega a la pantalla de cocina y al tablero de caja, pasa de «aceptado» a «listo» y se avisa al huésped en el móvil; al recogerlo, el importe va a la cuenta de la estancia. Para la media pensión el software suma las elecciones de los huéspedes en raciones por plato y prepara, habitación por habitación, las comandas que se imprimen para la cocina en la comida y la cena.

Antes
Pasos manuales entre cocina, caja y cuenta
Ahora
El pedido va a cocina, a caja y a la cuenta
Pantalla oscura de la cocina con los pedidos para llevar por habitación, divididos entre nuevos y en preparación, datos de ejemplo
En la cocina, los pedidos para llevar llegan ya divididos por estado, con la habitación y los platos. · Datos de ejemplo
Pedido para llevar «Pronto per il ritiro» (listo para recoger) en la app de huéspedes, con su franja de recogida, platos y total, y debajo los pedidos ya recogidos, datos de ejemplo
En el móvil del huésped el pedido pasa a «listo para recoger».

C · en el bar, el restaurante y la recepción

Cajas fiscales propias, incluso sin internet

El bar y el restaurante tienen su caja: las mesas de la sala y los clientes en pensión con su mesa, pagos en efectivo, con tarjeta, con bono o con cargo a la habitación, dentro del límite de gasto de cada cuenta. Cada caja es un programa de Windows nuestro conectado a su impresora fiscal: emite el tique incluso cuando falla internet y después se sincroniza. En recepción el mismo programa cierra la cuenta de la estancia en el check-out, y el software recibe todas las ventas con sus tiques.

Antes
Cajas registradoras separadas de todo lo demás
Ahora
Cada venta imprime su tique y vuelve al software
Ventas de las cajas fiscales en el software de Villaggio Acquamarina: los tiques del bar, del restaurante y de la recepción con hora, total y número, datos de ejemplo
Los tiques del bar, del restaurante y de la recepción vuelven al software, caja por caja. · Datos de ejemplo
Cuenta de la estancia en la app de huéspedes: el total a pagar en el check-out, compras y pagos, y cada cargo con el departamento del que llega, datos de ejemplo
La cuenta de la estancia: comida para llevar, bar y excursiones, cada uno con su departamento.

D · para cada departamento

Cada departamento con su pantalla

Diez roles, de la recepción a la animación, entran con accesos distintos. Limpieza ve las unidades por hacer, en curso, terminadas y bloqueadas, con sus notas; el almacén sigue las existencias del bar, la cocina y el minimercado, y cada venta descuenta sola los productos y los ingredientes de las recetas; el conductor del traslado usa el móvil como GPS y los huéspedes ven dónde está; la animación crea el programa de la semana a partir de una plantilla.

Antes
Información que pasa entre departamentos en papel y por mensajes
Ahora
Cada rol ve lo que necesita para su trabajo
Tablero de limpieza de Villaggio Acquamarina: las unidades del día divididas entre por hacer, en curso, terminado y bloqueado, con el tipo de limpieza, quién se ocupa y las notas, datos de ejemplo
La limpieza del día: por hacer, en curso, terminada y bloqueada, con quién se ocupa. · Datos de ejemplo
El traslado del complejo en la app de huéspedes: la línea Restaurante, Pinar, Playa con el traslado en marcha y la próxima parada, datos de ejemplo
El traslado en tiempo real: la posición llega del móvil del conductor.

§04 · Antes y después

Un sistema único para un complejo con muchos departamentos: los pedidos de los huéspedes llegan donde hacen falta, las cuentas se actualizan sin volver a copiarse y cada venta tiene su tique.

En este proyecto

  • App para huéspedes: comidas, comida para llevar, minimercado, experiencias, programa, traslado, chat y cuenta
  • Cajas de bar y restaurante, con mesas, cargo a la habitación y límites de gasto
  • Programa de caja para Windows con impresoras fiscales, que funciona también sin conexión
  • Software para media pensión, limpieza, almacén, traslados y animación, con diez roles

§05 · ¿Es para ti?

¿Tus pedidos pasan entre varios departamentos?

El mismo esquema sirve a quien pasa pedidos entre departamentos y cajas, por ejemplo restauración, comedores, clubes de playa y pequeñas cadenas.

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Horquilla orientativa para un software a medida: 2.000–8.000 €.

Caso siguiente: Hotel La Torre 

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  • Sulfurea Spa

    Reservas y software

    El recorrido del cliente y la organización del spa, en un mismo sistema.

Para saber más

Herramientas digitales para hoteles y complejos turísticos

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